אחרי 13 שנות ייעוץ לעסקים, גיליתי משהו מפתיע: הכסף הגדול ביותר לא נחסך בטכנולוגיות יקרות או מערכות מתקדמות. הוא נחסך בשלושה דברים פשוטים שכל עסק יכול ליישם עוד היום.
הכסף שלכם על הרצפה – ואני אראה לכם איפה בדיוק!
הגילוי המפתיע: איפה באמת הכסף בורח
בכל סקירה שאני עושה, אני מגלה שבממוצע 15% מהכסף של העסק נופל על הרצפה. לא נגנב, לא הושקע רע – פשוט נופל. והחלק המדהים? רוב הבעיות ניתנות לפתרון תוך שבוע, בלי לשלם אגורה אחת נוספת.
טיפ 1: עצרו את הכספים שבורחים בביטולים
זה הטיפ שחוסך הכי הרבה כסף במהירות הכי גדולה.
הבעיה: רוב העסקים לא עוקבים אחרי ביטולים, החזרים ושגויי קליטה. התוצאה? כסף שבורח בלי שמשימים לב.
הפתרון הפשוט:
- קבעו יום קבוע בשבוע (למשל יום רביעי) לבדיקת כל הביטולים וההחזרים
- 30 דקות בשבוע יכולות לחסוך אלפי שקלים בחודש!
- תתקשרו ללקוחות שביטלו תוך 48 שעות – ברוב המקרים אפשר לשכנע אותם לחזור
- בדקו מה הסיבות הנפוצות לביטולים ותקנו אותן
סיפור אמיתי: עסק בתל אביב שהתחיל לעקוב אחרי ביטולים גילה שהם מאבדים 18,000 ₪ בחודש בגלל בעיה פשוטה במערכת הסליקה. תיקון של שעתיים חסך להם 216,000 ₪ בשנה!
המלצה שלי: אל תחכו לסוף החודש לבדוק את הנושא הזה. כל יום שעובר, הסיכוי לגבות את הכסף יורד.
טיפ 2: ארגנו את המידע שלכם (לפני שזה מאוחר מדי)
זה הטיפ שהכי מזלזלים בו – ושהכי יקר לזלזל בו.
הבעיה: מידע מפוזר ב-Excel-ים שונים, גוגל שיטס, פתקיות, ראש של העובדים. כשמישהו בחופשה או עוזב – המידע נעלם איתו.
הפתרון הפשוט:
- צרו "ספר טלפונים דיגיטלי" עם כל הספקים, לקוחות, וקשרים חשובים
- שמרו אותו בגוגל דרייב או דרופבוקס – מקום שכל העובדים יכולים לגשת אליו
- רשמו הכל: סיסמאות, פרטי התקשרות, הסכמים, תאריכים חשובים
- עשו גיבוי פעם בשבוע
הטיפ הזהב שלי: כל פעם שאתם מתקשרים למישהו חדש או פותרים בעיה, תרשמו איך פתרתם אותה. הפעם הבאה תחסכו שעות.
אזהרה: ראיתי עסק שהפסיד 50,000 ₪ כי העובד היחיד שידע את הסיסמה למערכת החשובה עזב פתאום. אל תהיו הבאים.
סיפור מביש (שקורה יותר ממה שחושבים): חברה שהתקשרה אלי אחרי שהמחשב של מנהל הכספים התקלקל. כל נתוני הלקוחות היו רק אצלו במחשב. שלושה שבועות בלי מכירות עד שהצליחו לשחזר.
טיפ 3: מדדו הכל – מה שלא נמדד לא משתפר
זה הטיפ שהכי מפתיע אותי שאנשים לא עושים.
הבעיה: רוב העסקים לא יודעים מה המצב שלהם בדיוק. עובדים "בתחושה" ולא על פי נתונים.
הפתרון הפשוט:
- כתבו כל יום 5 נתונים בסיסיים: כמה לידים נכנסו, כמה מכירות נסגרו, כמה כסף נכנס, כמה יצא, כמה לקוחות התקשרו
- פעם בשבוע תסכמו ותראו מה המגמה
- פעם בחודש תשוו לחודש הקודם
- תשאלו את עצמכם: מה עובד? מה לא עובד? מה אפשר לשפר?
הכלל הזהב שלי: אם אתם לא יודעים כמה לידים נכנסים לכם בחודש, כמה הופכים ללקוחות, וכמה כסף אתם מרוויחים מכל לקוח – אתם עובדים בעיוורון.
הדוגמא הכי פשוטה: תדמיינו שאתם נוהגים בלי מד מהירות, מד דלק, או GPS. זה בדיוק מה שקורה כשאתם מנהלים עסק בלי נתונים.
הטריק שחוסך הכי הרבה זמן: תרשמו הכל בגוגל שיטס פשוט. לא צריכים תוכנות מתקדמות או מערכות יקרות. רק לדעת מה קורה.
מסקנה: התחילו עוד היום
שלושת הטיפים האלה לא דורשים השקעה כספית. הם דורשים רק החלטה להתחיל.
המלצה שלי לסדר יישום:
- השבוע: תתחילו לעקוב אחרי ביטולים והחזרים
- השבוע הבא: תארגנו את כל המידע החשוב במקום אחד
- השבוע שאחרי: תתחילו לרשום נתונים בסיסיים כל יום
ההבטחה שלי: אם תיישמו את שלושת הטיפים האלה, תחסכו לפחות 10,000 ₪ בשלושת החודשים הראשונים. רוב העסקים חוסכים הרבה יותר.
עזרה נוספת?
אם אתם מרגישים שצריכים מישהו שיעזור לכם לזהות בדיוק איפה הכסף בורח בעסק שלכם – אני כאן.
בסקירה טכנולוגית מקצועית, אני בוחן את כל התהליכים בעסק ומזהה בדיוק איפה אפשר לחסוך זמן וכסף.
הבטחה שלי: אם בבדיקה שלי לא אמצא לפחות פי 3 מהשקעתכם בהתייעלות פוטנציאלית – לא תשלמו.
אהרן פרנקל הוא יועץ טכנולוגי לעסקים עם למעלה מ-13 שנות ניסיון. הוא מתמחה בזיהוי נקודות שיפור דיגיטליות שחוסכות לעסקים זמן וכסף.
